代理记账是指经会计咨询、服务机构等单位批准,设立从事会计代理记账业务的中介机构,接受独立核算单位委托办理记账业务的一种社会会计服务活动,会计和报销业务。代理记账的主体是经批准从事会计代理记账业务的中介组织,包括具有代理记账资格的会计师事务所、代理记账公司和其他中介组织。

代理记账的对象是独立的会计单位,不具备在相关组织设立会计机构或设置专职会计人员的能力,如小型经济组织,应设立代理记账是一种社会会计服务活动,这是一种表现形式会计工作的社会化、专业化;代理记账的法律表现是通过签订委托合同,明确和规范双方的权利、利益和义务关系。单位是否选择“代理记账”取决于单位是否具备专职会计人员的条件,由各单位根据本单位会计业务需要决定。一般来说,单位规模、经济业务和财务收支的复杂性和简单性,以及经营管理的要求,是决定单位是否配备专职会计人员的主要因素。为保证会计工作的效率和会计信息的质量,对规模较大、经济活动较多、财政收支较大的单位,应当单独设立会计机构,配备专职会计人员,经营管理要求高。由此可见,代理记账的委托单位应当而且必须是应当建账的小型经济组织和个体工商户。至于什么是小经济组织,没有明确的标准来判断。一般情况下,我们可以根据注册资本、销售额、从业人员、资产总额等进行综合判断。

应当建账的个体工商户,是指从事生产经营,有固定的生产经营场所,未免除建账义务的个体工商户。这可以从国家税务总局1997年6月19日发布的《个人企业账户设立管理暂行办法》中找到。需要明确指出的是,单位是否应当设置专职会计人员,由单位自行决定,但设立会计核算是强制性要求,是否设立会计核算的最终审批权属于行政主管部门。